一、科研檔案信息化管理問題眾多
（一）檔案管理意識薄弱，沒有專職科研檔案管理人員。目前，學院沒有出臺相關(guān)的檔案管理制度，也沒有安排專職工作人員管理科研檔案，檔案管理工作基本由部門工作人員兼任，即部門工作人員只管個人職責范圍內(nèi)的工作檔案。由于管理人員不穩(wěn)定、業(yè)務素質(zhì)參差不齊等，出現(xiàn)了檔案管理意識薄弱、歸檔材料不全等問題。
（二）檔案管理模式單一，信息化管理水平低?？蒲袡n案管理工作基本停留在傳統(tǒng)的手工操作上，工作效率低，經(jīng)常出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，使得檔案資源的準確性和完整性無法得到有效保障。學校雖然在工作中已經(jīng)實現(xiàn)了全面的無紙化辦公，但在利用計算機管理科研檔案方面，科研工作人員只是停留在簡單的信息歸類和存儲的層面，信息化技能不足。同時，由于對科研檔案缺乏信息化建設和軟件建設，導致無法實現(xiàn)高效的信息化科研檔案管理。
（三）科研數(shù)據(jù)采集不完全，檔案利用率極低。采集教職員工科研成果為一年一次，只是通過填寫Excel表格的方式采集，沒有建立專門的科研檔案信息資源庫，更沒有在無紙化辦公系統(tǒng)中提供能實現(xiàn)網(wǎng)絡訪問、填寫、存儲和查詢功能的數(shù)據(jù)處理模塊，教職員工提交的科研檔案的數(shù)據(jù)和信息不便查閱，甚至有部分教職員工不愿配合采集工作，使得學院科研數(shù)據(jù)采集不完全。在檔案利用方面，學?？蒲袛?shù)據(jù)只是滿足于向上級匯報，教職員工對學院科研信息查閱率基本為零。
（四）科研成果社會服務范圍小。以某校專利授權(quán)情況為例，從2012年至今，專利獲授權(quán)數(shù)量由最初的2項，增長到2019年5月的126項，專利申請獲授權(quán)量呈現(xiàn)快速增長態(tài)勢。其中，地方重點產(chǎn)業(yè)（比如汽車、工程機械等）提供知識產(chǎn)權(quán)支持領(lǐng)域的專利只有4項，只占專利授權(quán)總數(shù)的3%。而所有專利授權(quán)項中，只有一項進行成果轉(zhuǎn)化。這在一定程度上反映出學?？蒲袡n案信息處于孤島狀態(tài)，即便有服務，也只局限于校內(nèi)，缺乏校際交流，服務于當?shù)仄髽I(yè)或回饋社會的機會更少。
（一）提高科研檔案信息化管理的工作意識。首先應提高相關(guān)領(lǐng)導對科研檔案信息化管理工作的認識，從而帶動科研部門工作人員對科研檔案信息化管理工作的重視，應出臺科研檔案信息化管理相關(guān)條例，逐步構(gòu)建起檔案管理平臺，促使檔案管理環(huán)節(jié)清晰流暢，內(nèi)容齊全完整。
（二）建立健全科研檔案信息化管理制度?？蒲袡n案管理工作信息化建設往往需要投入大量的人力、物力、財力，還涉及到各級教學單位、各職能部門等多個部門，需要從制度上給予保障。只有建立科學有序、符合自身發(fā)展的管理制度，才能確?？蒲袡n案管理信息化建設有條不紊地開展。
（三）提高科研檔案管理人員的信息處理能力。要對科研檔案管理進行信息化建設，就必須對相關(guān)工作人員的信息化處理能力進行提升。一方面引導他們改變傳統(tǒng)工作方式，加強日常檔案管理；另一方面則通過技術(shù)培訓等措施提高他們的信息處理能力，包括如采集和監(jiān)測科研動態(tài)信息的能力等。
（四）加強基礎(chǔ)建設，構(gòu)建科研檔案網(wǎng)絡信息化平臺。檔案信息化建設需要對檔案信息進行收集、加工、整理、保存與上傳，這就需要辦公軟硬件的支撐。因此，需要配置相應的計算機、掃描儀、高速交換機等信息處理設備，同時還需要構(gòu)建科研檔案網(wǎng)絡信息化平臺，豐富科研檔案數(shù)字化信息資源，從而實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化與網(wǎng)絡化。
（五）積極開發(fā)或引進科研檔案手機客戶端，最大限度實現(xiàn)信息共享。對科研檔案管理工作進行信息化建設，其目的就是建立科研檔案大數(shù)據(jù)，對資源進行有效開發(fā)利用，最大限度實現(xiàn)信息共享，這就是科研檔案的價值所在。而伴隨著手機的廣泛應用，5G時代的到來，科研檔案手機客戶端的開發(fā)或引進是必不可少的，因為手機客戶端的使用不僅可以為教職員工提供更多的便利，還可以提高科研檔案的利用率，能最大限度地實現(xiàn)科研信息共享。來源：廣西科技工作者狀況調(diào)查站點（原載《廣西科技工作者狀況調(diào)查站點信息摘報》第0345期）