建設(shè)數(shù)字檔案室是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》、《關(guān)于進一步推進機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的意見》，都將數(shù)字檔案室建設(shè)列為檔案工作的重要任務(wù)。
       數(shù)字檔案室的特點和功能：      
       ①、檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案室以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征;     
       ②、檔案實體“虛擬化”。通過對紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進行管理和規(guī)范;      
       ③、檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理;     
       ④、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案室依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度;      
       ⑤、檔案利用知識化。數(shù)字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎(chǔ)上有機組織并鏈接起來，以動態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù)，實現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉(zhuǎn)變。
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