所謂數(shù)字檔案館，是將計算機技術(shù)、通訊技術(shù)以及與之相關(guān)的軟件技術(shù)用于檔案館的信息采集、處理、存儲、檢索和傳輸?shù)男畔⒐芾硐到y(tǒng)。相對于電子政務(wù)，也可稱之為電子檔案館。相對于傳統(tǒng)的實體檔案館，又可稱之為虛擬檔案館。
　　我國各級綜合檔案館的檔案主要來自于黨政機關(guān)，是政務(wù)信息的重要組成部分，數(shù)字檔案館的建設(shè)理應(yīng)成為電子政務(wù)建設(shè)的題中應(yīng)有之義。然而，我國數(shù)字檔案館建設(shè)就整體而言，一是與電子政務(wù)的進程比相對滯后；二是自身發(fā)展極不平衡，差距懸殊。數(shù)字檔案館建設(shè)的理論研究和實踐探索亟待加強。本文試從檔案館領(lǐng)導(dǎo)者的角度談?wù)剬?shù)字檔案館建設(shè)的幾點認識。
　　一、數(shù)字檔案館建設(shè)的動因
　　建設(shè)數(shù)字檔案館的動因來自外部和內(nèi)部兩個方面。
　　從外部來看，一是電子政務(wù)的推動。隨著電子政務(wù)的迅猛發(fā)展，許多地方都把檔案信息資源作為政務(wù)信息的一個組成部分，統(tǒng)籌規(guī)劃，給予投入，數(shù)字檔案館的建設(shè)成為電子政務(wù)發(fā)展的必然要求。二是檔案信息化的推動。國家檔案局在2002年提出了推進檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，2002年發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，使數(shù)字檔案館的建設(shè)有了宏觀依據(jù)。同時，北京、上海、青島、深圳等先進檔案館的示范效應(yīng)，也有力地推動了數(shù)字檔案館建設(shè)的進程。三是信息技術(shù)的推動。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使其應(yīng)用成本不斷下降，應(yīng)用普及越來越快，計算機不再是少數(shù)人壟斷可望不可即的武器，而日益成為人們桌頭案前必不可少的工具。這就使得數(shù)字檔案館的建設(shè)有了現(xiàn)實的可能性。
　　從內(nèi)部來看，一是檔案接收的需要。隨著計算機的應(yīng)用和普及，各單位產(chǎn)生了大量的電子文件。按照國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，這些電子文件中的一部分將作為電子檔案歸檔保存并在適當(dāng)時候接收進館。而不采用信息技術(shù)，檔案館就無法實現(xiàn)電子檔案的接收、管理和利用。二是檔案管理的需要。一個檔案館少則幾萬卷，多則上百萬卷，在傳統(tǒng)檔案館里，對這些檔案的整理、編目、鑒定、保管和統(tǒng)計都要靠手工來完成。由于檔案數(shù)量太多，這些業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作長期滯后，成為制約檔案開放和利用的瓶徑。隨著檔案的不斷接收進館，工作量有增無減，往往是舊賬未清，新賬又欠。傳統(tǒng)的方式主要是靠增加人員來解決。而人員又不可能無節(jié)制地增加。在數(shù)字檔案館條件下，將實現(xiàn)管理的自動化，可大大降低運行成本,減輕勞動強度，提高工作效率。同時，它又可以解決許多手工條件下難以解決的問題，如檔案的查重問題，在過去幾乎是不可想象的，而在計算機條件下則變得輕而易舉。三是檔案利用的需要。檔案館是公共服務(wù)部門，隨著我國社會主義民主政治進程的深入，在信息公開的原則下，公民利用檔案信息的呼聲越來越高。傳統(tǒng)方式查找檔案速度慢，查全率和查準率低，利用者只能到檔案館里查閱，使檔案利用長期處于“查查看，找到算”的局面，許多利用者都是期盼而來，失望而返。數(shù)字檔案館則使檔案館的服務(wù)功能有了質(zhì)的飛躍，既可做到檔案查詢又快又準，又可實現(xiàn)檔案遠程查詢，達到提高工作效率、便于信息公開和方便服務(wù)對象的目的。
　　二、數(shù)字檔案館建設(shè)的內(nèi)容
　　數(shù)字檔案館建設(shè)的目標就是通過利用“超大容量數(shù)據(jù)庫”等技術(shù)，使檔案館成為各種形式的檔案信息（文字、聲音、圖像、音像等）存儲、處理和檢索的中心。目前，數(shù)字檔案館建設(shè)的任務(wù)主要是搞好“三網(wǎng)一庫”建設(shè)。
　　內(nèi)網(wǎng)建設(shè)。即建立檔案館局域網(wǎng)。通過布網(wǎng)和軟硬件的配置，將計算機放到每個工作人員的案頭。其目標是實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的自動化，在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下進行檔案信息的儲存、處理和傳輸。同時，逐步實現(xiàn)檔案館辦公自動化。
　　專網(wǎng)建設(shè)。即與政務(wù)網(wǎng)聯(lián)通。其目標一是作為政務(wù)網(wǎng)的用戶實現(xiàn)政務(wù)網(wǎng)所要求的任務(wù)；二是為政務(wù)網(wǎng)上的用戶提供檔案服務(wù)；三是實現(xiàn)網(wǎng)上立檔單位電子檔案的接收進館。專網(wǎng)建設(shè)要求與網(wǎng)上單位要能夠?qū)崿F(xiàn)互動，處理相關(guān)事務(wù)。
　　外網(wǎng)建設(shè)。即在互聯(lián)網(wǎng)上建立公共網(wǎng)站。其功能一是實現(xiàn)檔案遠程查詢，使利用者不用到檔案館就可在網(wǎng)上查到自己所需要的檔案；二是作為檔案館的窗口，向社會宣傳自己，傳播檔案知識；三是采集自己需要的各種信息。在網(wǎng)站建設(shè)中，目前普遍存在的問題一是重建輕管，內(nèi)容不能及時更新，沒有建立起網(wǎng)站的正常運行機制；二是網(wǎng)站內(nèi)容特別是檔案查詢過于專業(yè)，使上網(wǎng)的普通公民看不懂，不會查。
　　數(shù)據(jù)庫建設(shè)。這是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心，因為檔案館的基本功能就是檔案的存儲和利用。同時它也是數(shù)字檔案館建設(shè)的瓶徑，因為其工作量浩大。檔案數(shù)據(jù)庫從層級上說，有案卷級目錄數(shù)據(jù)庫、文件級目錄數(shù)據(jù)庫、專題文件數(shù)據(jù)庫、文件級（圖像）數(shù)據(jù)庫和全文檢索（文本）數(shù)據(jù)庫等。從載體形態(tài)上說，有紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫、錄音檔案數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等。其中文件級目錄數(shù)據(jù)庫是全部數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，應(yīng)優(yōu)先安排。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，需要注意的是，一要盡可能地利用過去已建的數(shù)據(jù)庫，將其數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入新的系統(tǒng)，做到原有數(shù)據(jù)不廢；二要堅持同一數(shù)據(jù)只錄入一次的原則，即無論建多少個數(shù)據(jù)庫，已錄入的數(shù)據(jù)都可重復(fù)使用，做到不重復(fù)錄入；三要堅持數(shù)據(jù)的可轉(zhuǎn)換性，能夠根據(jù)需要導(dǎo)入導(dǎo)出。
　　在“三網(wǎng)一庫”建設(shè)中，內(nèi)網(wǎng)是基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫是核心，網(wǎng)站是重點。上網(wǎng)內(nèi)容與上網(wǎng)用戶在三網(wǎng)中成反比關(guān)系，即內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)和外網(wǎng)的上網(wǎng)內(nèi)容依次遞減，而上網(wǎng)用戶則依次遞增。當(dāng)今信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，軟硬件的更新?lián)Q代周期均為18個月左右，檔案人員對信息技術(shù)的應(yīng)用隨著實踐的深入也在不斷深化，檔案工作本身也在不斷發(fā)展。這些都要求我們要把“三網(wǎng)一庫”作為一個動態(tài)的過程來建設(shè)，它不可能是一勞永逸的。因此，軟硬件的配置，應(yīng)該是可升級、可更改和可擴充的。
　　三、數(shù)字檔案館建設(shè)的原則
　　1.用戶導(dǎo)向原則。無論內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)、外網(wǎng)，還是數(shù)據(jù)庫，絕大多數(shù)的用戶是使用者和操作者，而設(shè)計則是少數(shù)人的事情。這就要求在軟件設(shè)計時，設(shè)計者一定要站在用戶的角度來考慮問題。對大多數(shù)用戶來說，他們關(guān)心的不是使用何種技術(shù)和方法等這些后臺的東西，而是操作簡便，查找迅速。因此設(shè)計一定要人性化，圍繞用戶需求提高服務(wù)的可接近性和信息的易獲得性。如對利用者來說，它上網(wǎng)的目的就是要找到自己所需要的檔案，而且越快越好，而建立網(wǎng)站的中心任務(wù)就是提供檔案遠程查詢服務(wù)。因此，在設(shè)計網(wǎng)站時，一定要由以“我”為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐岳谜邽橹行?，設(shè)計理念不是我要做什么，而是我能為你做什么，按用戶上網(wǎng)查詢的習(xí)慣來設(shè)置欄目和檢索路徑，并向雙方互動和事務(wù)處理方向發(fā)展。
　　2.建用同步原則。數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個長期的過程，不可能一蹴而就。要堅持邊建設(shè)邊使用，建設(shè)為了使用，使用促進建設(shè)，在使用中改進和提高。特別是在建設(shè)初期要，要運用二八定律，力爭以最小的成本換取最大的效益。即在整體規(guī)劃下，對要做的工作進行優(yōu)先排序，急用先上，選取合適的突破口先行啟動，把那些利用頻率高及需要重點保護的檔案首先數(shù)字化，盡快投入使用。這樣就使內(nèi)部工作人員和外部利用者都能感覺到數(shù)字檔案館的有效和便利，對外可滿足社會利用檔案之急需，對內(nèi)可堅定數(shù)字檔案館建設(shè)的信心。
　　3.小步快走原則。數(shù)字檔案館的建設(shè)周期長，信息技術(shù)又處在發(fā)展中，各個檔案館數(shù)字化的基礎(chǔ)和條件也不同，因此，一定要從本館的實際出發(fā)，在總體規(guī)劃下，小步快走，滾動發(fā)展。不打無準備之仗，不打無把握之仗，務(wù)求每戰(zhàn)必勝，做到想得要大，起步要小，擴張要快。
　　4.管理創(chuàng)新原則。數(shù)字檔案館的建設(shè)要與檔案管理創(chuàng)新相結(jié)合。它不是簡單地模仿和再現(xiàn)檔案館原有的業(yè)務(wù)和運行流程，而是對傳統(tǒng)的手工管理方式的改造和業(yè)務(wù)流程的再造，甚至可能改變檔案館原有的組織結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館的建設(shè)和應(yīng)用與檔案業(yè)務(wù)和運行流程是在不斷地相互調(diào)適中發(fā)展的，需要逐步整合。如在傳統(tǒng)方式下，檔案的編目、鑒定、開放審查等都是由不同的崗位分別完成的，而在計算機條件下則可一步完成。
　　四、數(shù)字檔案館建設(shè)的組織
　　1.規(guī)劃設(shè)計于前。數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,一定要進行科學(xué)的調(diào)研和論證，堅持科學(xué)決策和民主決策。首先是制定規(guī)劃。既要有長遠的總體規(guī)劃，又要有階段的具體方案。其次是統(tǒng)一標準，依據(jù)已有的檔案信息化的技術(shù)標準，結(jié)合本館實際，在試驗可行的基礎(chǔ)上，制定出具體的實施細則和技術(shù)規(guī)范。再次，要做好人力、物力和技術(shù)等方面的準備。
　　2.協(xié)調(diào)調(diào)度于中。數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項全新的工作，技術(shù)含量高，涉及到檔案館工作的各個方面，在實施過程中會出現(xiàn)各種各樣的矛盾和困難。因此，要精心組織，搞好協(xié)調(diào)調(diào)度，特別強調(diào)解決問題的及時性?？蓮膬蓚€層面建立協(xié)調(diào)機制，一是由行政領(lǐng)導(dǎo)主持的工作調(diào)度會，主要解決人力、資金、進度、質(zhì)量等方面的問題。二是由技術(shù)負責(zé)人主持的技術(shù)調(diào)度會，主要解決工作中遇到的技術(shù)難題。
　　3.管理維護于后。數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行重在管理，可以說是三分技術(shù),七分管理。要防止重建輕管的傾向。比如檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，有數(shù)百萬乃至上千萬個數(shù)據(jù)需要錄入、校對、整合，稍有不慎，就可能造成數(shù)據(jù)丟失或失真，損失將是災(zāi)難性的。而在建設(shè)階段，這一點又特別容易被忽視。所以，要及時總結(jié)，強化管理，將數(shù)字檔案館建設(shè)的成果、經(jīng)驗制度化，并抓好落實，建立起經(jīng)常性的運行和維護機制。
　　以上三個方面既體現(xiàn)于數(shù)字檔案館建設(shè)的全過程，也體現(xiàn)于每個具體的工作階段，是一個不斷循環(huán)往復(fù)的過程。
　　五、數(shù)字檔案館建設(shè)的保障
　　1.思想保障。一要作為“一把手”工程。主要負責(zé)人對數(shù)字檔案館建設(shè)的認識和決心如何，關(guān)系到數(shù)字檔案館和進展。領(lǐng)導(dǎo)者信息化意識的強弱是數(shù)字檔案館建設(shè)能否成功的最重要因素之一。對“一把手”來說，不僅要有建設(shè)數(shù)字檔案館的理性思考，也要有引領(lǐng)其快速發(fā)展的足夠熱情。二要作為班子工程。數(shù)字檔案館建設(shè)資金和人力投入都比較大，在未見到效益時容易產(chǎn)生一些非議，這就需要領(lǐng)導(dǎo)班子統(tǒng)一思想，取得共識。沒有強有力的領(lǐng)導(dǎo)，各種資源就無法整合，矛盾沖突就無法協(xié)調(diào)，標準規(guī)范就無法統(tǒng)一，整體功能就無法實現(xiàn)。三要作為全員工程。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館雖是兩個不同的概念，但在實際工作中并不是截然分開的兩個毫無聯(lián)系的獨立系統(tǒng)，不是在實體檔案館以外再建一個數(shù)字檔案館，而是你中有我，我中有你，許多工作環(huán)節(jié)是相互融合的。因此，它不是少數(shù)人做的事情，必須全員參加，每個工作人員都要學(xué)會在數(shù)字檔案館條件下進行工作。
　　2.經(jīng)費保障。數(shù)字檔案館建設(shè)需要投入,特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。首先要把握時機，積極爭取，把數(shù)字檔案館的建設(shè)列入電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃之中，統(tǒng)一安排資金，這樣才能保證前期投入到位。其次是在檔案館業(yè)務(wù)經(jīng)費中，要向信息化重點傾斜。硬件的配置要與工作需要相一致，把有限的資金用好，不可盲目超前。資金不足的檔案館也可在總體規(guī)劃和可升級、可擴充、可更新的前提下，采取逐步投入、滾雪球發(fā)展的方法，工作開展到哪，軟硬件就開發(fā)配置到哪。
　　3.質(zhì)量保障。質(zhì)量是數(shù)字檔案館的生命。投入大量人力物力建設(shè)，如果因為質(zhì)量差而不能用，不如不搞。要建立質(zhì)量保障機制和體系，做到每一個環(huán)節(jié)、每一道工序責(zé)任到人并有據(jù)可查。如數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，就可在數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)中設(shè)置錄入者、校對者字段。既可以增強工作人員的責(zé)任意識，又便于查清責(zé)任，使問題得到及時解決?？傊ＷC數(shù)據(jù)真實、完整和準確，即可用性，能用的才是最好的。
　　4.安全保障。數(shù)字檔案館建設(shè)必須從一開始就把安全放在重要位置，通過嚴格的安全制度和有效的技術(shù)手段，來實現(xiàn)三個目標。一是保障設(shè)備正常運行和不受外部病毒攻擊，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)運行安全；二是通過三網(wǎng)隔離和權(quán)限設(shè)置，使檔案信息既得到有效利用，又不造成失泄密，實現(xiàn)檔案信息安全；三是數(shù)據(jù)庫應(yīng)以不同的載體形態(tài)多套備份，做到異機、異地、異人保管，實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理安全。